Fondasi Tata Kelola Dimulai dari Arsip: Bawaslu Bojonegoro Gelar Sosialisasi Pengolahan Arsip

Bojonegoro, bojonegoro.bawaslu.go.id - Dalam upaya memperkuat tata kelola administrasi dan meningkatkan literasi kearsipan di lingkungan internal, Bawaslu Kabupaten Bojonegoro menggelar Sosialisasi Pengolahan Arsip bagi Unit Pengolah dengan tema “Perkuat Literasi Kearsipan Lingkungan Bawaslu Bojonegoro”. Kegiatan ini dilaksanakan pada Rabu, 28 Januari 2026, bertempat di Media Center Bawaslu Kabupaten Bojonegoro.

Kegiatan sosialisasi ini diikuti oleh seluruh pimpinan, kasek, kasubbag, serta staf dari seluruh divisi. Tidak hanya bersifat teknis, forum ini juga menjadi ruang diskusi terbuka untuk menyamakan persepsi mengenai perbedaan antara data, dokumen, dan arsip yang selama ini masih kerap menimbulkan keragaman pemahaman di lingkungan kerja.

Ketua Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Dr. Handoko Sosro Hadi Wijoyo, S.E., M.M., dalam sambutannya menekankan pentingnya kearsipan sebagai fondasi tata kelola organisasi. Ia menyampaikan bahwa persoalan arsip bukan sekadar penyimpanan, tetapi berkaitan langsung dengan kualitas data dan informasi.

“Kadang kita masih beda pendapat mengenai mana dokumen, mana data, mana arsip. 
Kaitan dengan data, seluruh arsip bisa dikatakan bagus itu kalau datanya bisa dibaca. Semua diawali dengan kearsipan yang bagus,” ujar Handoko.

Menurutnya, kearsipan yang tertata dengan baik akan memudahkan kerja pengawasan, penanganan pelanggaran, hingga penyediaan data dan informasi publik. Karena itu, penguatan literasi kearsipan menjadi kebutuhan mendesak yang harus dipahami bersama oleh seluruh jajaran.

Senada dengan hal tersebut, Koordinator Divisi SDM, Organisasi, dan Diklat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, H. Moch Zaenuri, S.T., menyoroti pentingnya pengelolaan arsip secara menyeluruh, mulai dari pengumpulan, penataan, hingga pemusnahan arsip sesuai ketentuan.

“Kita perlu meng-collect data arsip mana yang harus dimusnahkan. Rifa dan Fikri nanti akan menyampaikan materi tersebut. Staf agar dapat belajar semua, terkait masa retensi, arsip aktif dan inaktif berapa tahun. Divisi lain juga agar merapikan arsip masing-masing divisi untuk kemudian di-collect menjadi satu,” ungkap Zaenuri.

Ia juga menyinggung permasalahan klasik yang kerap muncul dalam pengelolaan arsip, seperti arsip fisik yang rusak akibat dimakan rayap. Oleh karena itu, pemahaman mengenai perlakuan arsip dan mekanisme pemusnahan menjadi hal yang tak terpisahkan dari tata kelola kearsipan yang baik.

Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Fallailasyah, S.STP., M.M., menyampaikan harapannya agar sosialisasi ini tidak hanya meningkatkan kapasitas petugas tertentu, tetapi seluruh pegawai.

“Harapan saya, dengan sosialisasi pengelolaan arsip bagi unit pengolah ini, tidak hanya PIC saja yang bisa. Tapi teman-teman staf semua harus bisa dan menguasai kearsipan,” ujarnya.

Materi inti sosialisasi disampaikan oleh PIC Arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Umi Ma’rifah, yang memaparkan secara komprehensif melalui presentasi PowerPoint. Materi tersebut meliputi organisasi kearsipan, pengertian unit kearsipan dan unit pengolah, tugas masing-masing unit dan pelaksana, hingga alur daur hidup arsip.

Dalam paparannya, Rifa juga mengungkapkan adanya tantangan terkait arsip yang rusak dan tidak dapat diidentifikasi.

“Ada beberapa arsip yang sifatnya tidak bisa teridentifikasi atau rusak. Kita belum menemukan bagaimana perlakuannya dan belum ada petunjuk dari Bawaslu Jatim atau Bawaslu RI,” jelasnya.

Paparan kemudian dilanjutkan oleh Arsiparis Ahmad Fikri Faisal, S.Pd., yang memperdalam pemahaman teknis melalui materi presentasi terkait regulasi dan praktik pengelolaan arsip, baik fisik maupun digital.

Menutup rangkaian diskusi, Ketua Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Dr. Handoko Sosro Hadi Wijoyo, S.E., M.M., kembali menegaskan tindak lanjut dari kegiatan sosialisasi ini.

“Tindak lanjut berikutnya adalah penataan dan merapikan arsip. Prinsip pemusnahan arsip ialah jangan meninggalkan jejak, baik itu fisik maupun digital,” tutup Handoko. 

Melalui sosialisasi ini, Bawaslu Kabupaten Bojonegoro berharap seluruh jajaran memiliki pemahaman yang sama dan keterampilan yang memadai dalam pengelolaan arsip. Dengan kearsipan yang tertata, akuntabel, dan sesuai regulasi, Bawaslu Bojonegoro optimistis dapat memperkuat tata kelola kelembagaan serta mendukung kinerja pengawasan pemilu yang profesional dan berintegritas.