Menjaga Jejak Demokrasi Lewat Arsip: Bawaslu Bojonegoro Perkuat Tata Kelola Kearsipan yang Tertib dan Akuntabel

Bojonegoro, bojonegoro.bawaslu.go.id - Upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan sesuai ketentuan perundang-undangan terus diperkuat oleh Bawaslu Kabupaten Bojonegoro. Komitmen tersebut diwujudkan melalui kegiatan bertajuk “Penyusutan Arsip sebagai Upaya Mewujudkan Tata Kelola Kearsipan yang Tertib, Akuntabel, dan Sesuai Ketentuan Perundang-Undangan” yang digelar secara luring dan daring di Media Center Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Selasa (9/6/2026).

Kegiatan ini dihadiri oleh Koordinator Divisi SDMO Bawaslu Provinsi Jawa Timur Nur Elya Anggraini, S.Sos., M.Si., Ketua Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, Dr. Handoko Sosro Hadi Wijoyo, S.E., M.M., Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro H. Moch Zaenuri, S.T., Koordinator Divisi Pencegahan, Parmas dan Humas Muhammad Muchid, S.Pd.I., M.Sos., Koordinator Divisi Hukum dan Penyelesaian Sengketa Lia Andriyani, S.Sos., Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia Irfa Ulwan, Kepala Sekretariat, jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, serta Koordinator Divisi SDMO & Diklat dan staf Divisi SDMO & Diklat Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur yang mengikuti secara daring.

Mengawali kegiatan, Ketua Bawaslu Kabupaten Bojonegoro Dr. Handoko Sosro Hadi Wijoyo, S.E., M.M., menegaskan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan dokumen yang disimpan di ruang penyimpanan. Lebih dari itu, arsip merupakan bagian penting yang merekam perjalanan sejarah, identitas lembaga, sekaligus menjadi bukti akuntabilitas dalam setiap pelaksanaan tugas pengawasan pemilu.

“Bicara mengenai arsip, ada tiga hal yang menjadi konsentrasi kita bersama, yakni aspek filosofis, urgensi, dan konteks masa depan. Arsip adalah jangkar sejarah. Identitas suatu bangsa maupun lembaga tercatat dengan rapi melalui arsip. Mengabaikan arsip sama saja dengan menghapus jejak perjuangan kita sendiri,” ujar Handoko.

Ia menambahkan, sebagai lembaga pengawas pemilu, setiap keputusan dan penggunaan anggaran yang bersumber dari uang rakyat harus dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu indikator penting dalam menjaga akuntabilitas lembaga.

“Jangan sampai pengawas pemilu sukses menyelenggarakan pemilu, tetapi penyelenggaranya sendiri tidak sukses dalam aspek akuntabilitas. Arsip yang akuntabel adalah arsip yang bermakna. Ke depan, arsip yang telah kita susun harus menjadi manuskrip perjalanan pengawasan pemilu di Kabupaten Bojonegoro dan menjadi referensi bagi generasi berikutnya,” tegasnya.

Sementara itu, Koordinator Divisi SDMO Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Nur Elya Anggraini, S.Sos., M.Si., memberikan apresiasi atas capaian Bawaslu Kabupaten Bojonegoro dalam pengelolaan arsip. Menurutnya, Bojonegoro menjadi salah satu Bawaslu kabupaten/kota yang menunjukkan komitmen kuat dalam pengembangan tata kelola kearsipan di Jawa Timur.

“Bawaslu Kabupaten Bojonegoro merupakan salah satu yang terbaik dalam pengelolaan arsip di Provinsi Jawa Timur. Namun demikian, tantangan kita masih cukup besar. Arsip yang lengkap belum tentu terkelola secara optimal apabila masih tersebar di berbagai divisi dan subbagian. Komitmen kita adalah mewujudkan satu tempat, satu data,” ungkap Ely.

Ia mengingatkan bahwa setiap dokumen yang diciptakan membawa tanggung jawab hingga akhir siklus hidup arsip tersebut, baik melalui pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan kepada lembaga kearsipan. Menurutnya, arsip yang memiliki nilai sejarah harus tetap terjaga meskipun bentuk fisiknya dimusnahkan.

“Jangan sampai arsip yang memiliki nilai sejarah ikut hilang. Jika secara fisik harus dimusnahkan, maka secara digital harus tetap diselamatkan. Dari arsip itulah generasi berikutnya dapat memahami bagaimana sejarah dan perjalanan demokrasi bangsa ini dibangun,” jelasnya.

Ely juga menitipkan tiga pesan penting kepada jajaran Bawaslu. Pertama, menjadikan urusan kearsipan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari pengelolaan sumber daya manusia. Kedua, membangun tim kecil yang fokus menangani arsip. Ketiga, mengerjakan penataan arsip secara bertahap dan konsisten.

“Kalau hari ini kita bisa menyelesaikan satu laci arsip, kemudian dilakukan secara terus-menerus dengan ketelatenan, maka perlahan gudang arsip yang tertata akan menjadi kenyataan,” katanya.

Pada kesempatan yang sama, Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Bojonegoro, H. Moch Zaenuri, S.T., memaparkan pentingnya penyusutan arsip sebagai bagian dari pengelolaan arsip yang profesional dan berkelanjutan.

Menurutnya, penyusutan arsip merupakan kegiatan strategis yang bertujuan menjaga efisiensi ruang penyimpanan, mendukung akuntabilitas lembaga, serta melestarikan dokumen yang memiliki nilai sejarah. Terlebih, volume arsip yang dihasilkan dalam setiap tahapan pemilu dan pemilihan tergolong sangat besar.

Ia menjelaskan bahwa penyusutan arsip terdiri atas tiga pilar utama, yakni pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta penyerahan arsip statis yang memiliki nilai sejarah kepada lembaga kearsipan.

“Penyusutan arsip bukan sekadar kegiatan administratif. Ini merupakan instrumen strategis untuk meningkatkan efisiensi organisasi, memperkuat akuntabilitas kinerja, dan menjaga keberlanjutan dokumentasi sejarah pengawasan pemilu. Ketika arsip tertata dan terdigitalisasi dengan baik, proses pencarian informasi akan menjadi jauh lebih mudah,” terang Zaenuri.

Sesi materi kemudian dilanjutkan oleh Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia, Irfa Ulwan. Ia mengapresiasi semangat pengelolaan arsip yang ditunjukkan oleh Bawaslu di wilayah Jawa Timur. Dalam paparannya, Irfa menjelaskan secara rinci proses pengendalian arsip dinamis yang mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Ia menekankan pentingnya pemahaman terhadap Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman utama dalam menentukan masa simpan dan tindakan terhadap arsip yang dimiliki lembaga.

“Salah satu kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip adalah kemampuan membaca Jadwal Retensi Arsip. Retensi baru berjalan setelah berkas ditutup. Karena itu, pemahaman terhadap siklus hidup arsip menjadi hal yang sangat penting dalam proses penyusutan,” jelas Irfa.

Selain memaparkan prosedur pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis, Irfa juga menyampaikan perkembangan proses usul pemusnahan arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro yang telah memasuki tahap penerbitan surat keputusan oleh Sekretaris Jenderal Bawaslu RI dan telah memperoleh tanggapan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kegiatan berlangsung interaktif melalui sesi diskusi yang diikuti peserta dari berbagai Bawaslu kabupaten/kota di Jawa Timur. Beragam pertanyaan disampaikan, mulai dari pengelolaan arsip yang belum teridentifikasi dalam Jadwal Retensi Arsip, pengarsipan dokumen elektronik melalui aplikasi Srikandi, hingga mitigasi risiko terhadap arsip yang memiliki nilai hukum agar tidak ikut termusnahkan.

Melalui forum ini, peserta memperoleh pemahaman yang lebih komprehensif mengenai tata kelola arsip, prosedur penyusutan, serta pentingnya membangun budaya tertib arsip di lingkungan Bawaslu.

Kegiatan tersebut menjadi bukti bahwa pengelolaan arsip bukan hanya urusan administrasi semata, melainkan bagian penting dari upaya menjaga integritas, transparansi, dan akuntabilitas lembaga. Di tengah perkembangan teknologi dan tuntutan tata kelola pemerintahan yang semakin baik, arsip menjadi fondasi yang memastikan setiap jejak pengawasan pemilu tetap terdokumentasi, terjaga, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik maupun generasi mendatang.