Bawaslu Jatim Gelar “Ngopi Arsip”, Dorong Pengelolaan Arsip Terjaga dan Akuntabel

Bojonegoro, bojonegoro.bawaslu.go.id - Dalam upaya memperkuat tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan, Bawaslu Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) dengan tema “Pengelolaan Arsip Terjaga: Arsip Terjaga, Sejarah Terpelihara”, Rabu (15/04/2026). Kegiatan yang dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting ini menghadirkan narasumber Ratna Diah Fatmawati selaku PIC Arsip Bawaslu Kota Surabaya dan diikuti oleh jajaran Kordiv SDMO Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Kordiv SDMO Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur, serta para staf arsiparis/pengelola arsip.

Sejak awal kegiatan, diskusi berlangsung interaktif dengan berbagai pertanyaan dari peserta terkait praktik teknis penyusutan dan pemusnahan arsip. Salah satu perhatian utama datang dari Bawaslu Kabupaten Nganjuk yang menanyakan mekanisme pemusnahan arsip. Menanggapi hal tersebut, Ratna Diah Fatmawati menjelaskan bahwa Bawaslu Kota Surabaya telah menjalin kerja sama dengan Dinas Lingkungan Hidup (DLH) dalam proses pemusnahan arsip.

“DLH berperan dalam penerbitan izin hingga fasilitasi kendaraan. Pemusnahan dilakukan langsung di TPA dengan disaksikan pihak terkait serta dilengkapi berita acara,” jelas Ratna. Ia juga menambahkan bahwa metode pemusnahan dilakukan menggunakan oven khusus hingga arsip hancur menjadi butiran halus menyerupai semen, sehingga menjamin keamanan informasi.

Pertanyaan lain datang dari Bawaslu Kabupaten Sampang terkait pengisian Daftar Usul Musnah (DAUM). Ratna menegaskan bahwa format DAUM bersifat fleksibel, namun tetap harus mengacu pada format baku yang telah ditetapkan. “Format boleh menyesuaikan kebutuhan, tetapi substansi tetap harus sesuai ketentuan,” ujarnya.

Sementara itu, Bawaslu Kabupaten Bojonegoro turut menyoroti pentingnya surat pernyataan bahwa arsip yang diusulkan tidak berkaitan dengan perkara hukum. Dalam forum tersebut disampaikan bahwa hal ini akan dikoordinasikan lebih lanjut dengan pimpinan serta dikonsultasikan ke Bawaslu RI. “Jika sudah disepakati, nantinya akan dibuatkan format seragam oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur,” terang narasumber.

Lebih lanjut, diinformasikan bahwa arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro saat ini tengah dalam proses pemeriksaan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), bersama dengan beberapa daerah lain seperti Kabupaten Malang. Hal ini menjadi bagian penting dalam memastikan kesesuaian prosedur penyusutan arsip secara nasional.

Dalam sesi supervisi, terungkap bahwa masih terdapat beberapa kabupaten/kota yang belum optimal melaksanakan penyusutan arsip. Di antaranya Kabupaten Gresik yang masih dalam tahap penerbitan SK, Kabupaten Magetan yang terkendala SDM dan renovasi gedung, serta Kabupaten Lumajang yang mengalami penundaan pemilahan arsip. Kondisi ini menjadi perhatian bersama untuk segera ditindaklanjuti melalui koordinasi lintas divisi.

Kegiatan ini juga menekankan pentingnya perencanaan waktu dalam pengajuan pemusnahan arsip. Peserta diimbau untuk tidak mengajukan usulan pada akhir tahun, guna menghindari keterlambatan persetujuan yang berpotensi bersinggungan dengan tahapan pemilu. Selain itu, strategi penyusutan arsip dapat dimulai dari dokumen yang paling mudah dan telah tertata, seperti surat masuk, surat keluar, serta berkas pendaftaran pengawas adhoc.

Diskusi semakin mengerucut saat Bawaslu Sidoarjo menanyakan tingkat kerincian dalam pengisian DAUM. Menanggapi hal tersebut, narasumber menegaskan bahwa pengisian harus dilakukan secara detail sesuai isi dokumen. “ANRI akan menilai berdasarkan isi berkas, sehingga DAUM harus memuat rincian perihal, bukan hanya jenis surat,” tegas Ratna.

Sebagai catatan penting, Bawaslu Kota Surabaya juga mengingatkan bahwa setiap usulan pemusnahan arsip harus disertai penjelasan rinci terkait isi dokumen agar tidak ditolak atau diminta revisi oleh ANRI. Keberhasilan Surabaya dalam percepatan penyusutan arsip juga didukung oleh optimalisasi tenaga mahasiswa magang.

Kegiatan Ngopi Arsip ini menjadi forum strategis dalam meningkatkan pemahaman teknis sekaligus menyamakan persepsi antar jajaran Bawaslu di Jawa Timur. Melalui pengelolaan arsip yang baik, diharapkan tidak hanya mendukung tertib administrasi, tetapi juga menjaga rekam jejak kelembagaan sebagai bagian dari sejarah demokrasi.

Dengan adanya kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Bojonegoro berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip secara profesional, tertib, dan sesuai regulasi, guna mendukung tata kelola kelembagaan yang transparan dan akuntabel.