Arsip, Kamidin : Barang Tidak Bernafas tetapi dapat menjadi Saksi

Bojonegoro, bojonegoro.bawaslu.go.id – Dalam kegiatan peningkatan kualitas SDM di lingkungan Bawaslu Bojonegoro pada hari Sabtu (05/09/2020) bertempat di Hotel Griya Dharma Kusuma, Bawaslu Bojonegoro juga mendapatkan materi tentang tatacara pengelolaan kearsipan. Materi tersebut disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, Kamidin.

Kamidin menjelaskan tentang apa itu arsip hingga bagaimana contoh penyimpanan arsip yang rapid an mudah untuk dicari kembali. Ia menjelaskan arsip merupakan kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan Sumber Dana Negara.

Menurut Kamidin sendiri arsip merupakan hal yang penting dan menjadi barang bukti perjalanan suatu lembaga. “Arsip merupakan barang tidak bernafas tetapi dapat menjadi saksi,” ungkapnya.

Jadi, dalam pengelolaan arsip yang baik harus faham betul bagaimana sifat dari arsip itu sendiri. Oleh sebab itu sebagai bagian dari suatu lembaga harus mengerti ilmu tentang kearsipan. “Salah satu masalah dalam pengelolaan arsip pada suatu lembaga adalah tidak bisa membedakan arsip tersebut termasuk ke dalam jenis arsip yang bagaimana,” ungkapnya.

Dalam kesempatan tersebut disampaikan bahwa sebenarnya surat itu ada ketika kita ciptakan dan itu sudah dinamakan arsip. Arsip tersebut termasuk arsip dinamis aktif karena masih digunakan. Setelah satu tahun arsip tersebut akan disebut dengan arsip dinamis in aktif karena jangka penggunaannya sudah berlalu akan tetapi masih digunakan sewaktu waktu.

Kemudian setelah jadi arsip in aktif penyimpanannya berbeda dengan arsip yang aktif. Kalau penyimpanan aktif dapat disimpan di sarana prasarana yang ada seperti map gantung, folder, penyekat dan sesuai dengan kode klasifikasi.

Kemudian setelah arsip menjadi dinamis in aktif kita bisa menentukan menjadi arsip statis itu dengan jangka retensi arsip itu sendiri. Dengan begitu dapat menentukan arsip tersebut akan dimusnahkan, akan dinilai kembali atau akan dipermanenkan.

Arsip yang dinyatakan permanen itu wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah. Karena arsip yang bersifat statis itu penyimpanannya di lembaga kearsipan daerah yaitu di Dinas Perpustakaan dan kearsipan.

Selanjutnya selain mengerti tentang ilmu kearsipan suatu lembaga juga harus mempunyai sarana prasarana maupun peralatan yang dapat membantu arsip tersebut tertata dengan rapi seperti tersedianya folder, boks arsip, rak arsip dan recod centre.

“Semua itu merupakan hal teknis yang harus disiapkan dalam penataan arsip secara manual, untuk prakteknya kami bisa melakukan dalam pertemuan selanjutnya,” ungkapnya.

Sebagai informasi Bawaslu Bojonegoro merencakan untuk mengisi buku tentang kepemiluan di tempat pojok baca yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan segera mungkin untuk dilakukan MoU antara Bawaslu Bojonegoro dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro.